Seputar Pengertian, Peran Serta Fungsi Arsip dan Kearsipan

Seputar pengertian, peran serta fungsi arsip dan kearsipan – Keberadaan sebuah arsip semakin penting artinya dalam menjalani sebuah proses administrasi dalam kehidupan sehari-hari. Arsip mengandung berbagai data dan informasi yang dapat diungkap atau diingat saat dibutuhkan. Dapat dikatakan bahwa arsip berkaitan dengan berbagai aspek kehidupan, baik sebagai pelajar, pegawai maupun sebagai masyarakat umum.

Sekadar berbagi secuil informasi di blog matra pendidikan seputar arsip dan kearsipan, silahkan sobat ikuti paparan sederhana berikut ini.

1. Pengertian Arsip

Dalam artian lebih luas, arsip ialah segala sesuatu yang tertulis, tergambar dan terekam yang berisi penjelasan mengenai informasi dari peristiwa yang terjadi bertujuan untuk mengingat kembali.

Barang-barang yang dapat digolongkan sebagai arsip antara lain: formulir, akta kelahiran, ijazah, dll. Barang yang dapat digolongkan sebagai arsip ialah barang yang berfungsi untuk mengingat kembali peristiwa lampau.

2. Peran dan Fungsi Arsip

Peran arsip antara lain sebagai sumber informasi, sumber dokumentasi dan sebagai bahan bukti. Sementara itu, fungsi arsip ialah sebagai berikut:

A. Arsip sebagai bahan pengingat

B. Sebagai sumbar informasi dalam menghadapi permasalahan

C. Sebagai bahan penelitian karena arsip merupakan data fakta yang autentik untuk dijadikan dasar pemikiran

D. Sebagai bukti tertulis

E. Sebagai gambaran peristiwa

3. Nilai Guna Arsip

Berikut beberapa nilai guna arsip:

A. Administrative value, ialah nilai guna dibidang admistratif. Contoh formulir

B. Legal value, ialah nilai guna dibidang hukum. Contoh akta jual beli

C. Fiscal value, nilai guna dibidang keuangan. Contoh cek dan kuitansi

D. Research value, yaitu nilai guna dibidang penelitian. Contoh skripsi

E. Educational value, yaitu nilai guna dibidang pendidikan. Contoh ijazah

F.Documentary value, yaitu nilai guna dibidang dokumentasi. Contoh naskah perjanjian asli.

4. Syarat Petugas Arsip

Orang yang mengelola arsip disebut dengan arsiparis. Untuk menjadi arsiparis dibutuhkan tenaga-tenaga yang terampil dan paham tentang sistem kearsipan. Ini contoh syarat yang harus dimiliki arsiparis, antara lain:

A. Memiliki ketelitian, keterampilan, kerapian, serta kecerdasan dan kecerdasan dan pengetahuan umum.

B. Menguasai pengetahuan kearsipan

C. Mengikuti perkembangan dibidang pekerjaannya

D. Mengenal organisasi, jabatan dan tugas-tugasnya

E. Memiliki keterampilan dan perilaku baik

Simak juga : Buku Rapor Sebagai Dokumen dan Kenangan

Demikianlah sharing informasi seputar pengertian, peran dan fungsi arsip serta kearsipan dalam kehidupan sehari-hari. (*Penulis : Andini Meysi Ullanda)

Bagikan Artikel ini